深圳活动策划公司_举办大型论坛峰会要注意的事项

大家都知道，一般会议分为对内会议和对外会议，一些对内的小型会议就毕竟简单，一般HR、市场部，或者品牌部的小伙伴都可以搞定，因为人员不多，而且流程也相对少。

但是，日常工作也会面对举办500人以上，甚至万人场的大型论坛峰会，那会议活动要考虑的细节就太多了，大型论坛峰会的会务工作极为繁杂，因为这些工作往往意味着任务重、要求高、难度大。那么，怎样才能做好大型论坛峰会会务工作呢？

一、论坛峰会方案的制定

确定论坛峰会方案的第一步就是确定论坛峰会的主题。论坛峰会主题要紧紧围绕大会总体的工作目标任务。论坛峰会方案是论坛峰会组织安排的总纲，一套完整齐备的论坛峰会策划方案会让整个论坛峰会的执行事半功倍。制定论坛峰会方案应当注意以下几个方面：

1.论坛峰会方案需要明确论坛峰会日程安排及各项议程之间内在的逻辑关系，使各场次论坛峰会能顺利衔接。方案一般应包括论坛峰会名称、时间地点、出席人员、论坛峰会任务、议程、

工作组设置及文件起草工作、会务秘书工作、组织人事工作、宣传报道工作、后勤服务工作、安全保卫工作等内容。

2.加强沟通。一方面需要加强与上级的沟通请示工作。另一方面，需要加强横向的沟通衔接工作。大型论坛峰会的顺利开展，离不开会务组织部门与文件起草、组织人事、宣传报道、后勤服务、安全保卫等部门的密切配合和相互协作。因此在论坛峰会筹备期间，必须加强与上述部门的横向沟通衔接工作，合理调整工作进度，加强配合，共同推进筹备工作全面有序进行。

3.合理安排分解工作任务，明确工作职责。细化策划方案的时间节点，使各部门能够按照时间节点倒退安排时间表，保证按时按质完成工作。

二、论坛峰会场地的布置

在论坛峰会开始之前，会务组织者应提前对会场、住地进行勘察了解，并做相应的会场布置。一是会场和论坛峰会用品的准备布置。二是迎送接待仪式的确认及排练。三是确保乘车安全和用餐标准。根据大会日程一项项地对会务细节进行实地演练，按照“提前一天”“提前两个小时”“提前一个小时”的标准做好论坛峰会场地布置工作，即每一个会场提前一天布置完毕，每一项活动提前一天部署到位；会务工作者提前两个小时到达会场，一切准备工作提前两个小时就绪；全体论坛峰会时组织论坛峰会代表和列席人员提前一个小时入场。

三、论坛峰会流程的执行

为了确保论坛峰会的顺利进行，也为了让参与论坛峰会的人员知悉整个论坛峰会流程，最好事先确定论坛峰会的流程图或者流程表。

在论坛峰会执行期间，热情周到的论坛峰会服务工作是必不可少的。论坛峰会服务分为会场内服务和会场外服务，涉及论坛峰会报到、食宿安排、医疗服务、车辆安排、材料分发、引导入座、论坛峰会记录、录音摄像等诸多环节。只有做好论坛峰会服务工作，才能更好地推进论坛峰会流程的执行。

四、论坛峰会结束的总结

一次成功的论坛峰会，离不开合理安排的会后工作。

一是统筹做好会后服务。要注重统筹衔接，提前拟定大会闭幕后系列后续论坛峰会和活动的组织实施方案，做好组织协调工作。

二是全面做好会后总结。及时总结会务工作中的经验和教训，对已有的会务工作流程、工作规则等进行修改和完善，使之更加适应新时期会务工作的需要。要注意收集论坛峰会代表对会务工作的意见和建议，认真采纳其中的合理部分，促进办会能力不断提高。

三是及时整理论坛峰会资料。要牢固树立档案意识，在会前、会中、会后都安排专人收集整理论坛峰会方案、论坛峰会通知、论坛峰会须知、发言材料、论坛峰会记录、音像资料等论坛峰会档案资料，按类别整理成资料汇编，为今后办会提供工作参考。